Le rôle de mon conseil d’administration
Sources : Informations tirées du webinaire Les responsabilités de mon CA pendant la crise COVID-19 présenté par les consultant.e.s de Discitus, le 2 avril 2020
Ces astuces ne sont pas des conseils juridiques
Bases de la bonne gouvernance
- Prendre les meilleures décisions pour le bien de l’organisation
- Veiller aux responsabilités financières, légales, éthiques, sociales, etc. de l’organisme
- Maintenir une culture d’imputabilité
Les lois
- Les lois sont externes à l’organisme et fournissent une structure qui permet au conseil d’administration de prendre les bonnes décisions pour l’organisation.
- Les lois qui encadrent les conseils d’administration varient d’une province à l’autre.
- Il n’y a pas de lois préétablies « en cas de pandémie » pour les conseils d’administration. Il s’agit d’un nouveau contexte.
- Les responsabilités demeurent les mêmes. Il n’y a pas d’exceptions possibles, sauf si c’est prévu par la loi, p. ex. les demandes de délais supplémentaires pour la tenue d’assemblées générales annuelles ont été refusées en Colombie-Britannique, en Ontario un assouplissement de la loi permettrait aux organismes de tenir une assemblée générale annuelle par vidéoconférence même si ce n’est pas prévu dans les règlements.
Obligations et responsabilités des membres du conseil d’administration
- Connaître, comprendre et respecter les lois et règlements qui régissent l’organisme
- Demeurer loyal (même en cas de désaccord)
- Respecter la confidentialité : garder un haut niveau de discrétion
- Faire preuve de diligence lors de prises de décisions
Diligence
En cas de crise, le conseil d’administration doit agir - s’il ne fait rien, il est en faute!
Il doit :
- Tenir une réunion d’urgence au sujet de la crise
- Adopter une résolution pour mandater la direction générale d’établir un plan d’action pendant la crise,
- Mandater la direction générale de préparer un plan de relance des activités.
Gabarit pour dresser une liste d’actions pour démontrer la diligence du conseil d’administration
Les outils essentiels du conseil d’administration en période de crise
- règlements administratifs
- politiques
- directives
- résolutions
- plan de gestion des risques
Maintenir l’efficacité du conseil d’administration
- Adresser les enjeux immédiatement et systématiquement
- Participer aux rencontres du conseil d’administration :
- Miser sur le travail des comités (exécutifs, financiers, ressources humaines, etc.)
- Préciser dans les règlements si les assemblées générales annuelles peuvent se faire par vidéoconférence
- Préparer l’assemblée générale annuelle par vidéoconférence ou demander une dérogation aux autorités (il n’est pas permis d’annuler)
- Établir un calendrier de gouvernance pour la prochaine année afin de prioriser et ne rien oublier
Rôles
- direction générale
- Se conformer aux directives des autorités
- Informer le conseil d’administration, rendre des comptes
- Donner des explications, répondre aux questions des membres du conseil d’administration
- Mettre en place un plan de gestion des risques
- Communiquer avec le personnel
- Appuyer le télétravail et réviser le budget pour permettre sa mise en œuvre
- Comprendre les enjeux en ressources humaines et expliquer les différents programmes d’aide auxquels les employé.e.s ont accès
- conseil d’administration :
- Appuyer la direction générale (en cas de besoin, il se retrousse les manches)
- Continuer de surveiller la bonne gestion de l’organisme
- Veille à ce que l’organisme offre des conditions de travail adéquates (saines, productives, sécuritaires) en télétravail
La gestion des risques
La gestion du risque est un processus important qui se réalise de façon continue et s’intègre à tous les aspects de la gestion d’un organisme. Un bon outil est de créer un tableau de gestion de risque, dans lequel on identifie, évalue et priorise différents types de risques en ressources humaines, finances, services, sécurité, etc.
Échelle de la gestion des risques
Gabarit pour créer un registre des risques
Les gabarits fournis plus haut proviennent de Discitus
